Auslastung im Salon erhöhen: Leerlauf und freie Termine füllen

Was ist die Auslastung im Salon?

Der Anteil deiner Arbeitszeit, in dem du am Kunden arbeitest und der Kunde dafür bezahlt. Zeit ohne Kunden im Stuhl zählt nicht mit.

Peter Lehmann, ein Unternehmensberater, der sich auf Friseursalons spezialisiert hat^1,2, beschreibt die Rechnung in drei Schritten: Du ermittelst die Stunden, in denen du und dein Team im Salon seid. Dann rechnest du zusammen, wie viel Zeit die erledigten Leistungen gebraucht haben. Zuletzt teilst du die zweite Zahl durch die erste. Die Buchungsplattform Treatwell rechnet in ihren Kennzahlen für Saloninhaber genauso: geleistete Stunden geteilt durch verfügbare Stunden, mal 100³.

Ein Beispiel: Du bist 40 Stunden in der Woche im Salon und arbeitest davon 28 Stunden am Kunden. Deine Auslastung liegt bei 70 Prozent, 12 Stunden bringen keinen Umsatz.

Welche Auslastung ist gut?

Eine verbindliche Zahl gibt es nicht. Genannt werden Bereiche von 60 bis 85 Prozent^1,4, und 100 Prozent schafft auf Dauer niemand.

Peter Lehmann nennt Erfahrungswerte aus Betriebsvergleichen von 65 bis 85 Prozent^1,2. Der Auslastungsrechner von Studiolution, einem Anbieter von Kassen- und Terminsoftware für Salons, geht von 60 bis 80 Prozent als üblichem Bereich aus und rechnet mit 70 Prozent, wenn keine eigenen Zahlen vorliegen⁴. Beide Angaben kommen aus der Praxis, nicht aus einer Studie. Eine Erhebung für das deutsche Friseurhandwerk haben wir nicht gefunden.

Dass 100 Prozent auf Dauer nicht erreichbar sind, schreibt auch Lehmann. Als Zeiten, die die Auslastung drücken, nennt er Arbeit ohne Kunden: fegen, Regale putzen, Handtücher waschen, Kaffee bringen, telefonieren, ausbilden. Dazu kommen ausgefallene Termine und Schwankungen über das Jahr¹.

Lehmann weist außerdem auf den Zusammenhang mit deinen Preisen hin. Wer seine Preise mit 70 statt 100 Prozent Auslastung kalkuliert, kommt auf einen höheren Preis pro Leistung, hat dafür aber Luft, wenn die Auslastung später steigt^1,2.

Wie berechne ich meine Auslastung?

Stunden am Kunden geteilt durch Stunden im Salon, mal 100. Der Rechner darunter macht das mit deinen Zahlen und zeigt, was mehr Auslastung im Jahr bringt.

Die voreingestellten Werte sind ein Beispiel: 40 Stunden im Salon, 28 davon am Kunden, 60 € Umsatz pro Stunde Kundenarbeit und 46 Arbeitswochen. Rechnest du für den ganzen Salon, trägst du die Stunden aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusammen ein.

Was bringt ein Prozentpunkt mehr Auslastung?

Im Beispiel rund 1.100 € Umsatz im Jahr. Dafür reichen 0,4 zusätzlich belegte Stunden pro Woche.

Die Rechnung nimmt an, dass die zusätzlich gefüllten Stunden so viel einbringen wie die übrigen. Gibst du für ruhige Zeiten Rabatt, fällt der Betrag entsprechend kleiner aus.

Woher kommt Leerlauf im Salon?

Aus Zeiten, in denen kein Kunde da ist, obwohl du es könntest: schwache Tage und Uhrzeiten, Lücken zwischen zwei Terminen, kurzfristige Absagen und No-Shows sowie Schwankungen über das Jahr.

Welche dieser Ursachen bei dir überwiegt, sagt dir nur dein eigener Kalender. Die Gegenmittel unterscheiden sich: Gegen einen leeren Dienstagvormittag hilft etwas anderes als gegen eine Absage eine Stunde vor dem Termin.

Wie erhöhe ich die Auslastung?

Erst messen, wo der Leerlauf entsteht, dann dort ansetzen: Lücken zwischen Terminen schließen, frei gewordene Termine schnell wieder anbieten und schwache Zeiten gezielt füllen.

Erst messen

Nimm dir den Kalender des letzten Monats vor und notiere für jeden Tag, wie viele Stunden ohne Kunden waren und woher sie kamen: war der Termin nie vergeben, blieb zwischen zwei Terminen eine Lücke, oder hat jemand abgesagt? Treatwell zählt die Auslastung zu den zehn Kennzahlen, die Saloninhaber kennen sollten³. Rechnest du sie jeden Monat neu aus, siehst du, ob eine Maßnahme wirkt.

Lücken zwischen Terminen schließen

Bleiben zwischen zwei Terminen 20 Minuten frei, passt dort kaum eine Leistung hinein, und die Zeit ist verloren. Leg Termine möglichst direkt aneinander. Vergibst du Termine online, prüfe, ob dein Kalender nur Startzeiten anbietet, die an bestehende Termine anschließen.

Eine Warteliste führen

Kunden, die gern früher kommen würden, sind die schnellste Besetzung für eine Absage. Salonsoftware wie Salonized benachrichtigt alle auf der Liste automatisch, sobald ein passender Termin frei wird, und wer zuerst zusagt, bekommt ihn⁵. Von Hand geht das auch, mit einer Liste und dem Telefon. Beides erreicht allerdings nur Leute, die deinen Salon schon kennen.

Frei gewordene Termine schnell neu besetzen

Je früher ein freier Termin sichtbar ist, desto eher findet sich jemand dafür. Was du gegen Absagen und No-Shows tun kannst und was vor einer Ausfallgebühr zu beachten ist, steht im Ratgeber Terminausfälle und No-Shows im Salon. Wie viel Umsatz dir Ausfälle im Jahr kosten, zeigt der Terminausfall-Rechner.

Schwache Zeiten gezielt anbieten

Manche Salons locken mit einem Nachlass in ruhige Zeiten. Eine leere Stunde bringt nichts, eine rabattierte weniger als eine volle. Solange der Rabatt nur Zeiten trifft, die sonst leer blieben, ist er ein Gewinn. Heikel wird es, wenn Stammkunden, die sonst zum vollen Preis kämen, in die günstigere Zeit wechseln.

Arbeit ohne Kunden in ruhige Zeiten legen

Aufräumen, Wäsche und Bestellungen heben die Auslastung nicht, weil sie kein Kunde bezahlt. Legst du sie in Zeiten, in denen ohnehin niemand kommt, bleiben aber die gefragten Stunden frei für Kunden.

Wie hilft Catch the Opening dabei?

Du veröffentlichst einen freien Termin in Sekunden, und Kunden in der Nähe bekommen eine Push-Nachricht, auch solche, die deinen Salon noch nicht kennen.

Das funktioniert für einen Termin, der durch eine Absage frei geworden ist, genauso wie für eine Stunde, die einfach noch leer ist, auf Wunsch mit Rabatt. Kunden fragen unverbindlich an, du bestätigst, bezahlt wird wie immer bei dir vor Ort. Für Betriebe sind drei veröffentlichte Termine im Monat in zwei Kategorien dauerhaft kostenlos, eine Provision gibt es nicht. Wir starten in Ulm.

Damit neue Kunden deinen Salon auch sonst finden, lies Salon kostenlos sichtbar machen.